Modello Organizzativo

26 comportamento sospetto, quando segnalano la presunta violazione i segnalanti devono fornire le seguenti informazioni: • la descrizione della questione con tutti i particolari di rilievo (ad esempio la data e il luogo dell'accaduto, il tipo di comportamento, le parti coinvolte, etc); • l’indicazione del motivo per il quale la questione è ritenuta preoccupante; • il modo in cui è venuto a conoscenza del fatto oggetto della segnalazione; • l'esistenza di testimoni; • la precedente comunicazione del fatto ad altri soggetti; • la specifica funzione nell’ambito della quale si è verificato il comportamento sospetto; • ogni altra informazione ritenuta rilevante. Preferibilmente il segnalante deve anche fornire il suo nome e le informazioni necessarie per eventuali contatti. Pertanto le segnalazioni circostanziate delle condotte illecite (o della violazione del modello di organizzazione e gestione dell'ente) - escluso il requisito della buona fede - debbano fondarsi su elementi di fatto che siano precisi e concordanti. In ogni caso, la procedura di segnalazione è gestita dall’OdV ed è soggetta alle seguenti regole: a) Riservatezza Tutto il personale a qualunque titolo coinvolto nella gestione di una segnalazione è tenuto a mantenere la massima riservatezza ed al rispetto della normativa vigente in tema di privacy, considerando ogni informazione come sensibile. Qualsiasi documento creato in relazione ad una segnalazione deve essere custodito in modo rigorosamente riservato. Nel corso di qualsiasi comunicazione e/o riunione, è necessario prestare attenzione ed evitare possibili dichiarazioni dannose per proteggere l’identità delle persone coinvolte e assicurarsi che le indagini non rechino danni alle stesse. Tutte le indagini devono essere eseguite nella massima riservatezza. Le comunicazioni devono essere rivolte solo alle persone che necessariamente devono essere informate. Ogni dipendente interrogato in relazione ad un’indagine deve essere a conoscenza del fatto che la problematica verrà trattata in modo riservato e che deve evitare di parlarne con terzi. b) Garanzie procedurali Le segnalazioni relative a presunte violazioni nell’ambito e nell'applicabilità della presente procedura saranno esaminate in modo approfondito e tempestivo. Le indagini devono iniziare tempestivamente e devono essere condotte in modo diligente. Tutte le persone coinvolte in un'indagine devono prestare attenzione ed agire in modo imparziale in tutte le fasi della procedura. Si devono raccogliere i fatti oggettivi relativi all'evento o alla situazione, non le opinioni o le speculazioni. A partire dall’inizio di un’indagine si devono conservare tutti i documenti esistenti al momento in cui è stata segnalata la violazione. Qualora la segnalazione pervenga in forma scritta anonima, l’OdV valuta l’opportunità di procedere ad indagini, sempre che la segnalazione contenga riferimenti sufficientemente specifici per effettuare gli accertamenti del caso. Nell’esercizio del proprio potere ispettivo, l’OdV può accedere liberamente, senza la necessità di una preventiva autorizzazione, a tutte le fonti di informazione dell’ente, prendere visione di documenti e consultare dati relativi alla fondazione. Tutte le informazioni, i documenti e le segnalazioni raccolte nell’espletamento dei compiti istituzionali, vengono archiviate e custodite a cura dell’OdV in un apposito data base (informatico o